KPA wyróżnia 3 terminy załatwienia spraw:

• termin niezwłoczny – najczęściej regulowane jest to przepisami wewnętrznymi; 7 lub 14 dni; dotyczy spraw, które mogą być załatwione na podstawie materiałów posiadanych przez organ bądź wystarczą dowody posiadane przez stronę;
• termin 1 miesiąca – jeżeli sprawa nie jest skomplikowana ale należy prowadzić postępowanie wyjaśniające (o tym czy sprawa jest skomplikowana decyduje organ);
• termin 2 miesięcy – jeżeli sprawa jest skomplikowana i należy prowadzić postępowanie wyjaśniające;

Nie wlicza się do biegu terminów załatwienia spraw:

1. okresów zawieszenia postępowania;
2. terminów przewidzianych w przepisach prawa na dokonanie określonych czynności;
3. okresów opóźnień spowodowanych z winy strony;
4. okresów opóźnień spowodowanych z przyczyn niezależnych od organu;

Jeżeli organ nie może dotrzymać terminu = informuje o tym stronę, wyjaśnia przyczyny niedotrzymania terminu, wyznacza prawdopodobny termin załatwienia sprawy.

Jeżeli i ten termin nie zostaje dotrzymany, to strona może wnieść zażalenie do organu wyższego stopnia na tzw. milczenie władzy.

Organ wyższego stopnia uznając zażalenie za uzasadnione wyznacza dodatkowy termin. Jeżeli i ten termin nie zostanie dotrzymany, to stronie służy skarga do sądu administracyjnego. Sąd wyznacza termin do załatwienia sprawy, a jeżeli i ten termin nie zostanie dotrzymany, to sąd na wniosek strony może nałożyć grzywnę w wysokości 10 średnich krajowych dochodów (grzywna ta może być powtarzana wielokrotnie).
 

Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Postanowienie tego przepisu koresponduje z zasadą ogólną prostoty i szybkości działania zawartą w art. 12 k.p.a. Obowiązek załatwienia sprawy bez zbędnej zwłoki nie oznacza, że sprawa ma być załatwiona natychmiast, ale że powinna być załatwiona tak szybko, jak jest to możliwe.

Niezwłocznie powinny być załatwione sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

Natomiast jeżeli załatwienie sprawy wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego to jej załatwienie powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej (np. gdy konieczne jest przeprowadzenie rozbudowanego postępowania wyjaśniającego) nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. W postępowaniu odwoławczym załatwienie sprawy powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Organy wyższego stopnia mogą określać rodzaje spraw, które są załatwiane w krótszych terminach.

Do ww. terminów nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Przepisy szczególne mogą przewidywać inne od kodeksowych terminy załatwiania określonych kategorii spraw.

Termin do załatwienia przez organ administracji sprawy, w której postępowanie zostało wszczęte na żądanie strony, biegnie od dnia złożenia przez stronę żądania wszczęcia postępowania (art. 61 § 3). Biegu tego terminu nie przerywa zmiana wewnętrznej struktury administracji oraz zmiana właściwości organów. Oznacza to, że do czasu załatwiania sprawy przez organ aktualnie właściwy do załatwienia sprawy dolicza się również czas załatwiania sprawy przez organ lub organy właściwe wcześniej w tej sprawie.

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w określonych ustawą terminach, organ administracji musi powiadomić strony, podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Obowiązek ten dotyczy również sytuacji gdy zwłoka wynika z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 kpa). Zawiadomienie strony o zwłoce w załatwieniu sprawy ma charakter czynności procesowej i z tego względu powinna mieć formę postanowienia. Na postanowienie nie przysługuje zażalenie.

Upływ terminu do załatwienia sprawy ani nie pozbawia organu możliwości orzekania w sprawie, ani też nie powoduje wadliwości wydanej w takim postępowaniu decyzji.

W przypadku niezałatwienia sprawy we wskazanych terminach  stronie służy zażalenie (zażalenie na bezczynność) do organu administracji publicznej wyższego stopnia (który jeżeli uzna zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a także podjęcie środków zapobiegających tego typu naruszeniom w przyszłości), a następnie skarga (skarga na bezczynność) do sądu administracyjnego.

Pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie zawiadomił strony o zwłoce w załatwieniu sprawy i nie wyznaczył dodatkowego terminu jej załatwienia albo który nie załatwił sprawy w dodatkowym terminie ustalonym na skutek zażalenia strony przez organ wyższego stopnia, podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej przepisami prawa.